记录
便签适合快速捕捉，长文笔记适合整理，知识库适合建立长期关联。选择前先确定是否需要附件、标签、双向链接或多人编辑。
PRODUCTIVITY
效率工具
真正的效率工具应减少记忆负担和重复操作，而不是把简单任务变成复杂系统。91APP把效率应用分成记录、计划、文件、协作和自动化五类，重点讨论它们怎样进入你的日常流程。
计划
待办适合明确动作，日历适合占用时间的事项，项目工具适合多人和多个阶段。不要把所有事情都塞进同一种列表。
文件
文件管理、同步与共享的重点是路径清楚、权限可控、版本可恢复，以及在更换软件时仍能拿走自己的资料。
个人工作流
一个简单的个人流程可以是：临时信息进入便签，明确行动进入待办，有具体时间的事情进入日历，长期资料进入文件夹或知识库。这样每种工具只承担一种主要职责，查找和维护都会更轻松。
如果你已经能稳定完成任务，不需要因为看到新的效率方法就频繁更换工具。迁移本身也有成本，尤其是长期笔记、附件和历史项目。
团队工作流
团队使用的软件更重视一致性。成员权限、版本历史、评论、通知和外部分享规则都应提前约定。比起个人偏好，团队能否共同执行一套清晰流程更重要。
敏感资料和客户信息不应因为“方便协作”就随意放入不明确的服务中。需要结合组织自身的安全要求和数据政策选择工具。
轻量
如果每天只记录少量事项，优先选择简单、快速、可导出的工具。
长期
如果积累的是知识和资料，优先考虑搜索、链接、附件和备份。
协作
如果多人共同完成任务，权限、版本和通知比个性化外观更重要。
自动化
自动化应减少重复步骤，但不要在不了解结果的情况下批量处理重要文件。